Gebruikersbeheer - Korte handleiding

Hieronder worden kort enkele taken binnen Gebruikersbeheer Onderwijs- en Vormingsinstellingen beschreven. Zie ook Volledige handleiding Gebruikersbeheer of Praktische info Gebruikersbeheer voor lokale beheerder met voorbeeldfilmpjes.

U moet vertrekken van de webtoepassing Gebruikersbeheer: https://vo-gebruikersbeheer.vlaanderen.be. Een persoon krijgt enkel toegang tot het Gebruikersbeheer als hij over het recht Beheerder beschikt. De directeur van de instelling heeft automatisch de rechten Hoofd Lokale Beheerder, Mijn Onderwijs Portaal Beheerder, WebEdison Beheerder, WebEdison Personeelsadministratie/Beheer Omkadering en WebEdison Instelling en Lerenden Administratie/Beheer Omkadering op basis van zijn opgestuurde directeursopdracht.
Het recht DWSE Organisatie Verantwoordelijke wordt niet automatisch toegekend omdat dit een recht is van een ander departement. Enkel iemand met het recht Hoofd Lokale Beheerder kan dit recht toekennen.

Er zit een niveaustructuur in de rechten, u kunt enkel de rechten zien waarvoor u beheerder bent.

  • Niv 1 Verantwoordelijke toegangen IRM : Duidt eventueel in opdracht van de voorzitter van de inrichtende macht aan wie de hoofd lokale beheerder is van een onderwijsinstelling.
  • Niv 2 Hoofd Lokale Beheerder
  • Niv 3 WebEDISON Beheerder, Mijn Onderwijs Portaal Beheerder, DWSE Organisatie verantwoordelijke
  • Niv 4 WebEDISON Personeelsadministratie / Beheer Omkadering, WebEDISON Instelling en Lerendenadministratie / Beheer Omkadering, Mijn Onderwijs Gebruiker

Bovenliggend niveau kan onderliggend niveau toekennen. Je kunt geen niveau overslaan. Voor rechten van niv 4 te verlengen heb je het overeenkomend recht Beheerder niv 3 nodig. Bijvoorbeeld om rechten WebEDISON te verlengen, heeft u het recht WebEDISON Beheerder nodig, voor Mijn Onderwijs is dit Mijn Onderwijs Portaal Beheerder.

Een gebruiker met het recht Mijn Onderwijs Portaal Beheerder krijgt automatisch ook alle thema's in Mijn Onderwijs. Een gebruiker met het recht Mijn Onderwijs Gebruiker moet daarna in Mijn Onderwijs - klik op uw onderwijsniveau - Themabeheer de juiste thema's krijgen van een Mijn Onderwijs Portaal Beheerder.

Bekijk welke rechten u heeft en wie uw lokale beheerders zijn

Bekijk welke rechten u heeft en wie uw lokale beheerders zijn in Mijn Profiel van Gebruikersbeheer: https://mijnprofiel-gebruikersbeheer.vlaanderen.be, dit is niet enkel voor de doelgroep onderwijs- of vormingsinstelling, maar ook voor andere doelgroepen.

Beheer van gebruikers en hun rechten

 

Bestaande rechten opzoeken en aanpassen

Bestaande rechten verlengen

Voor een overzicht van de huidige rechten gaat u in het Gebruikersbeheer naar Gebruikersrechten – Zoek gebruikersrecht toekenning, selecteer uw instelling en klik op Zoek. In dit scherm kun recht per recht verlengen, maar is dit niet zo handig. Dit is een verbetering die gemeld is.

Voorlopig kunt u best een lijstje maken van de gebruikers die hier staan en deze via Persoon zoeken opzoeken.

  • Vul op de hoofdpagina bij 'Persoon zoeken' de naam van de persoon in en klik op het vergrootglas ernaast op te zoeken. Persoon zoeken of op iedere andere pagina rechtsboven in het vakje Persoon zoeken bvb de familienaam in te geven en op enter te duwen.
  • Het systeem toont de gebruikers die tegelijk:
    • Geregistreerd werden op het platform
    • Voldoen aan de door jou opgegeven criteria
    • Door jou beheerd kunnen worden
  • Klik achteraan op Icoontje voor: Document (of details) om naar detail van de  gebruiker te gaan.

Hier kun je één van de mogelijkheden van hier onder gebruiken:

Alle rechten per instelling maximaal verlengen (gemakkelijkste)
  • Klik per instelling op de knop Tekst: Verleng werkrelatie en gebruikersrechten

  • De werkrelatie wordt standaard 10 jaar verlengd, kan eventueel aangepast worden.

  • Klik Tekst: Verder

  • Alle gebruikersrechten die toegekend zijn op deze werkrelatie worden ook verlengd voor de langst mogelijke duur. Als er gebruikersrechten zijn die u niet wenst te verlengen, dan kunt u deze nadien terug inkorten door de einddatum van het respectievelijke recht aan te passen.

  • Klik Tekst: Bevestig

  • De wijzigingen worden 3 minuten later naar de toepassing(en) doorgegeven, indien je aangemeld bent, moet je eerst afmelden en terug aanmelden om de wijzigingen te zien.

Recht per recht maximaal verlengen
  • Klik per recht op de edison_knop_pijltjes.gif

  • Het recht wordt maximaal verlengd, hier wordt ook rekening gehouden met de einddatum van de werkrelatie. Eventueel moet u deze aanpassen indien het recht niet voldoende kan verlengd worden.

  • Klik Tekst: Bevestig

  • Herhaal dit voor elk recht dat u maximaal wilt verlengen

  • De wijzigingen worden 3 minuten later naar de toepassing(en) doorgegeven, indien je aangemeld bent, moet je eerst afmelden en terug aanmelden om de wijzigingen te zien.

Bestaande rechten wijzigen

  • Vul op de hoofdpagina bij 'Persoon zoeken' de naam van de persoon in en klik op het vergrootglas ernaast op te zoeken. Persoon zoeken of op iedere andere pagina rechtsboven in het vakje Persoon zoeken bvb de familienaam in te geven en op enter te duwen.
  • Het systeem toont de gebruikers die tegelijk:
    • Geregistreerd werden op het platform
    • Voldoen aan de door jou opgegeven criteria
    • Door jou beheerd kunnen worden
  • Klik achteraan op Icoontje voor: Document (of details) om naar detail van de  gebruiker te gaan.
  • Klik per recht op edison_idm3_knop_bewerk.gif
  • Pas de begin- en einddatum aan (max 4 jaar), hier wordt ook rekening gehouden met de einddatum van de werkrelatie. Eventueel moet u deze aanpassen indien het recht niet voldoende kan verlengd worden. Als je wilt dat de rechten gewoon verder lopen, zet dan de begindatum op vandaag, de einddatum max 4 jaar verder.
  • Klik Tekst: Verder
  • Klik Tekst: Bevestig
  • De wijzigingen worden 3 minuten later naar WebEDISON doorgegeven, indien je aangemeld bent in WebEDISON, moet je eerst afmelden en terug aanmelden om de wijzigingen te zien.

Bestaande rechten verwijderen

  • Vul op de hoofdpagina bij 'Persoon zoeken' de naam van de persoon in en klik op het vergrootglas ernaast op te zoeken. Persoon zoeken of op iedere andere pagina rechtsboven in het vakje Persoon zoeken bvb de familienaam in te geven en op enter te duwen.
  • Het systeem toont de gebruikers die tegelijk:
    • Geregistreerd werden op het platform
    • Voldoen aan de door jou opgegeven criteria
    • Door jou beheerd kunnen worden
  • Klik achteraan op Icoontje voor: Document (of details) om naar detail van de  gebruiker te gaan.

Er bestaande verschillende mogelijkheden om de rechten te verwijderen: bij de gebruiker recht per recht verwijderen of bij de gebruiker de werkrelatie inkorten zodat alle rechten die einddatum krijgen.

Recht per recht verwijderen
  • Klik per recht op Verwijder
  • Vul eventueel een reden in
  • Klik Tekst: Verder
  • Klik Tekst: Bevestig
  • De rechten worden verwijderd in dit scherm van de gebruiker.
  • De wijzigingen worden 3 minuten later naar de toepassing(en) doorgegeven.
  • Als alle rechten verwijderd zijn, kun je ook de werkrelatie verwijderen via Verwijder werkrelatie
Werkrelatie inkorten
  • Klik op bewerk werkrelatie
  • Bewerk werkrelatieZet de einddatum op gisteren
  • Vul eventueel een reden in
  • Klik Tekst: Verder
  • Klik Tekst: Bevestig
  • Alle rechten zijn niet actief geworden, de rechten blijven zichtbaar in dit scherm van de gebruiker en worden 3 minuten later naar de toepassing(en) doorgegeven.

Nieuwe rechten toevoegen

Mogelijkheid 1 via wizard Nieuw recht toekennen

  • Ga op de hoofdpagina naar de knop ‘Nieuw recht toekennen’.
    Nieuw recht toekennen

  • Vul in het veld 'Personen filteren' de naam van de gebruiker op en selecteer de juiste gebruiker. Tekst: Personen filteren

  • Vindt u de juiste persoon niet, klik dan op 'Persoon toevoegen. Personen kunnen hier toegevoegd worden op basis van het rijksregisternummer of het BIS-registernummer.

  • Persoon toevoegen Vul bij stap 2 in het veld 'Organisatie filteren' het instellingsnummer in en selecteer de juiste instelling.

  • Organisatie filteren In de laatste stap kan het toe te wijzen recht geselecteerd worden. Pas indien nodig de begin- en einddatum aan, vul optioneel een reden in en klik op Recht toekennen

  • Als u het recht dat u wilt toekennen niet vindt, kan het dat u niet het recht heeft om dit recht toe te kennen of dat de gebruiker dit recht al heeft, maar dat het vervallen is, dan kunt u dit niet via Nieuw recht toekennen verlengen. Zie dan mogelijkheid 2

Mogelijkheid 2 via Persoon zoeken

  • Vul op de hoofdpagina bij 'Persoon zoeken' de naam van de persoon in en klik op het vergrootglas ernaast op te zoeken.
Persoon zoeken

of op iedere andere pagina rechtsboven in het vakje Persoon zoeken bvb de familienaam in te geven en op enter te duwen.

  • Het systeem toont de gebruikers die tegelijk:
    • Geregistreerd werden op het platform
    • Voldoen aan de door jou opgegeven criteria
    • Door jou beheerd kunnen worden
  • Klik achteraan op Icoontje voor: Document (of details) om naar detail van de  gebruiker te gaan.
  • Als je een recht via de wizard Nieuw recht toekennen niet kon selecteren, zoek of het recht dat je wilt toekennen voor de instelling niet actief staat en verleng daar het recht door op de knop   edison_knop_pijltjes.gif te klikken.

  • Klik binnen de context van een Werkrelatie op Tekst: Ken gebruikersrecht toe
  • Kies het recht dat de gebruiker moet krijgen
  • Klik Tekst: Verder
  • De begin- en einddatum worden automatisch ingevuld (max 4 jaar). De begindatum wordt automatisch op vandaag gezet, de einddatum op de max van 4 jaar, deze kan je eventueel inkorten.
  • Klik Tekst: Verder
  • Klik Tekst: Bevestig
  • De Gebruiker kan binnen 3 minuten zijn nieuwe rechten uitoefenen als de begindatum op vandaag staat.