Over AGODI - privacyverklaring

Algemeen beleid AGODI op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming

Het agentschap voor onderwijsdiensten (AGODI) respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van:

AGODI

Koning Albert II laan 15

1210 Brussel

Ondernemingsnummer 0316.380.841

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

AGODI verwerkt uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord we om te verwijzen naar AGODI. AGODI is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om  de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van AGODI door te mail naar: dpo.agodi@ond.vlaanderen.be.

In het Engels is dat de data protection officer (DPO). U kunt ook terecht bij de FG met opmerkingen en suggesties en om uw rechten uit te oefenen.

Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt.

Het is ook mogelijk dat een decreet of de regering een regeling uitwerkt waarbij we u een voor- of nadeel  toekennen zonder dat u daarvoor zelf actie onderneemt. We moeten uw persoonsgegevens dan verwerken om na te gaan of u voor dat voordeel in aanmerking komt, of dat we u een nadeel, zoals een boete, moeten opleggen. 

Welke gegevens verwerken we over u?

We verwerken uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.

Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen. Meestal zijn het gegevens die we nodig hebben om te onderzoeken of u in aanmerking komt voor onze dienstverlening. Daarnaast verwerken we uw identificatiegegevens, zodat we onze dienst aan u kunnen verlenen.

Concreet staat AGODI in voor volgende diensten:  

  • Personeelsdossiers : nodig voor het tijdig toekennen van een correct salaris(toelage), voldoen aan de fiscale en sociale verplichtingen, behandelen arbeidsongevallen, waarnemen van het secretariaat van de Vlaamse reaffectatiecommissie en de kamers en colleges van beroep, erkenning lerarendiploma’s en valorisatie van diensten en nuttige ervaringen.
    Afhankelijk van de dienst bevatten deze dossiers identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens, loopbaangegevens, opleidingsgegevens en/of medische gegevens.
      
  • Leerlingendossiers: nodig voor de financieringswet, het opvolgen van de leerplichtcontrole en kleuterparticipatie, het correct en tijdig toekennen van omkadering en werkingsmiddelen aan de scholen, secretariaat van de bemiddelingscommissie en commissie leerlingenrechten.
    Afhankelijk van de dienst bevatten deze dossiers identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens, leerloopbaangegevens en/of medische gegevens.
     
    Alle regelgeving met betrekking tot onderwijs vindt u terug op volgende website: http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/
     

Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We gebruiken twee manieren om uw persoonsgegevens te verkrijgen.

  • We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen. Die documenten zijn opgesomd in de regelgeving.
  • Daarnaast vragen we gegevens op bij andere overheidsdiensten die er al over beschikken. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn. Zo hebben we een aantal machtigingen gekregen om gegevens bij andere overheidsdiensten op te vragen. Op http://onderwijs.vlaanderen.be/informatieveiligheid vindt u een overzicht van de machtigingen om gegevens op te vragen bij andere overheidsdiensten.

Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens om een dienst te verlenen die u bij ons aanvraagt, of als we u een voordeel kunnen toekennen zonder dat u daarvoor actie onderneemt. Het gaat in het bijzonder om de volgende diensten zoals opgenomen in oprichtingsbesluit van AGODI. En zoals hierboven opgesomd bij ‘Welke gegevens verwerken we over u?’. 

Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens voor onze taken van algemeen belang die zijn opgenomen in het oprichtingsbesluit van AGODI. Als overheidsdienst mogen wij uw persoonsgegevens enkel verwerken in het algemeen belang zoals die in die regelgeving is omschreven.

In sommige gevallen legt de regelgeving de verwerking van persoonsgegevens rechtstreeks op. Een overzicht van alle onderwijsregelgeving vindt u terug op http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/  

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Die periode hangt af van de betreffende dienstverlening. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.

Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot uw gegevens. Nadien wordt uw dossier passief en heeft enkel een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang tot uw gegevens. 

Delen we uw persoonsgegevens mee aan anderen?

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers.

Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. Met deze verwerkers sluiten we een verwerkersovereenkomst af.

Soms zijn we wettelijk of decretaal verplicht om uw persoonsgegeven door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen. Ze moeten daarvoor over een machtiging beschikken. Een overzicht van de machtigingen waarin andere overheidsdiensten bij ons persoonsgegevens kunnen opvragen, vindt u op http://onderwijs.vlaanderen.be/informatieveiligheid  

Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein).  

Wat zijn uw rechten?

Als we uw persoonsgegevens verwerken in het kader van het algemeen belang, kunt u zich op elk moment verzetten tegen de verwerking van uw gegevens. We wegen dan af of uw individuele belangen zwaarder doorwegen dan het algemeen belang dat we nastreven met de verwerking. Als we uw gegevens niet langer mogen of kunnen verwerken, is het ook niet mogelijk om u de dienst of het voordeel waar u aanspraak op maakt, te verlenen.

U kunt de gegevens die we over u verwerken, altijd inkijken en, indien nodig, laten verbeteren. U kunt daarvoor contact opnemen met dpo.agodi@ond.vlaanderen.be . We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.

U kunt ook terecht bij die dienst als u vindt dat uw gegevens niet langer relevant zijn en dus verwijderd moeten worden.

Als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG) dpo.agodi@ond.vlaanderen.be . Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

AGODI neemt passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken. Wij hebben hiervoor een Informatiebeveiligingsbeleid. Zo zorgen wij ervoor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens; dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. 

Wijzigings- en aanpassingsbeleid

We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via de website.

Contact

Functionaris voor gegevensbescherming van AGODI:

dpo.agodi@ond.vlaanderen.be